株式会社クレッシェンド この記事の要点
生産性向上のためにAIを導入したのに、AI用のデータ入力という新しい仕事が増えてしまう。これでは本末転倒です。
普段の仕事で生まれる情報を、そのまま活用する方法を考えてみませんか。
AI導入で、仕事が増えた!?
生成AIに自社の課題を相談しても、社内の事情を知らなければ、一般論中心の回答になりがちです。
しかし、本当に知りたいのは「以前、同様の問題にどう対応したか」「過去に同じ顧客へ、どのような条件で提案したか」といった、自社の経験に基づく情報ではないでしょうか。
そのためには、社内資料を検索し、AIの回答に活用するRAGなどの仕組みが役立ちます。
ところが、そのために資料を整理し直し、AI専用のシステムへ転記する仕事が日常業務に加わってしまうと、次第に負担が増え、情報も鮮度を失います。
普段の仕事から、すでに情報は生まれている
そもそも、AIの判断材料となる情報は、すでに存在していることが少なくありません。
メール、議事録、確認履歴、日報、問い合わせ管理表など、日々の仕事から自然に生まれる情報です。
当社では長年、議事録や仕様確認の記録を一定のExcel様式に統一してきました。これはAIを想定したものではありませんが、現在では過去の記録を大きく作り直すことなく、AIで参照・分析することに役立っています。
AI専用のデータを新たに作る前に、今ある情報を見直す価値があります。
新たに作るべきは、活用するための環境
もちろん、古い情報と新しい情報を混同させないため、資料名や更新日、確定・未確定などの区分を整理する必要はあります。
しかし、それは社員が毎日、同じ内容をAI用に入力し直すこととは違います。
普段の業務記録を一定のルールで残し、必要な情報をAIが参照できる環境を整える。
そうすれば、二重入力を抑えながら、情報の鮮度も維持しやすくなります。
AIのために仕事を増やすのではなく、普段の仕事から生まれた情報をAIにつなげられるのです。
まずは、身近な記録を見直してみませんか？