株式会社クレッシェンド この記事の要点
「野良Excel」の問題は、Excelそのものではなく、それが統制されていないことによるリスクにあります。
現場の創意工夫を残しながら、組織として統制・共有し、AIにも活用する。そんな選択肢を考えてみませんか。
Excel禁止以外に、選択肢はないか？
これまで、野良Excelを放置することの問題と、逆に一律に禁止することで失われるものについて考えてきました。
では、どうすればよいのでしょうか。
Excelが問題視されるのは、誰がどんな意図で作ったか分からない、作成者ですら修正できない、といった管理上の問題があるからです。
それなら、Excelを禁止するのではなく、きちんと管理できる仕組みに変えればよいのではないでしょうか。
私たちは、こうした考え方を「ガバナンス型Excel」と呼んでいます。
現場の自由と統制は、両立できる
例えば、正規に運用するものとそれ以外（構想や試行錯誤段階）を分離するだけでも、大きな効果が生じます。
中身がブラックボックスになっている場合でも、”DRAMS”のように「できた成果物を基に、ドキュメント化する」ようにしておけば、設計書を最初から作り直す負担を軽減できます。
更にデータを部門間共通のデータベース（DB）で一元管理し、変更履歴を自動的に記録しておけば、いつ、だれが、何を更新したかを検証できます。
また、帳票の様式やデータも、意味を最小限のルールで揃えておけば、過去の資料も探しやすく、再利用しやすくなります。
このようにすることで、現場では使い慣れたExcelを活用しながら、組織としての統制も両立できるのです。
大切なのは、現場の工夫を封じることではなく、個人が生み出した知恵を、組織でも活かせる状態にすることです。
AI時代には、新たな価値が加わる
そして現在、こうした取り組みに新たな価値が生まれています。
業務の記録や判断履歴が一定のルールで整理されていれば、AIにも参照させやすくなるからです。
当社では20年以上前から、議事録や仕様確認履歴などの様式を標準化してきました。実際に、過去の資料をAIに読み込ませ、合意内容や判断根拠を確認する仕組みを活用しています。
興味深いことに、約15年前に日経のIT専門媒体で紹介された当時の資料も、現在のAIで良好に読み取ることができました。
一方、PowerPointの資料は誤読が多かったことから、ファイル形式だけの問題ではなく、一定の様式で整理することの価値を、改めて実感しています。
AIのために標準化したわけではありません。標準化していたから、AIにも活かせたのです。
『AIのための作業』を増やさない
AIを活用するために、新たな入力業務を増やしてしまっては本末転倒です。
普段の仕事から生まれる情報を、管理・共有し、AIにも再利用できるようにする。
「ガバナンス型Excel」は、そのための一つの選択肢なのです。