株式会社クレッシェンド この記事の要点
メールやExcelに蓄積された過去の対応履歴は、単なる記録ではありません。
AIを組み合わせれば、必要な情報や判断根拠を素早く探し出し、再利用できます。
その情報、どこに書いてあった？
「この仕様はどう決まった？」「あの変更依頼は、いつの話だった？」
営業でも製造でも、過去の経緯を調べるために、メールや資料を何度も探し直した経験はないでしょうか。見つからなければ、たまたま目にしたメールや曖昧な記憶を頼りに回答せざるを得ないこともあります。
情報が残っていることと、使えることは別なのです。
AIなら、過去の未整理記録を探してくれる
当社では、主要なシステム開発案件で、過去の仕様書や確認履歴をAIに参照させ、関連する内容と根拠を提示する仕組みを実装しています。
「この仕様はどう決まった？」「この変更依頼の根拠は？」と自然な言葉で質問すると、関連資料を抽出し、経緯を時系列で整理して提示します。
従来は、メンバーで過去の資料を探し、根拠をまとめるのに半日、場合によっては数日を要していました。
現在は、関連資料の初期抽出と回答案の提示が1分未満で済むケースもあります。
しかも、基にしているのは、以前から使っていたExcelの確認履歴やメールなどです。
過去の記録を、必要なときに質問できる情報へ変えたわけです。
AIに任せるのは検索、人が確認
ただし、AIの回答をそのまま信用するのは危険です。資料にない事実を補ったり、古い記録を最新仕様と取り違えたりすることもあります。
そこで当社では、回答の根拠となる資料名や内容、時点を確認できるようにしています。
AIが関連情報を探し、人が原資料を確認して判断する。答えを鵜呑みにするのではなく、根拠にたどり着くためにAIを使う。
これだけでも、日常業務の進め方は大きく変わります。